Cartão de crédito da empresa: faturas, fechamento e melhor dia

Como controlar o cartão de crédito da empresa?

Controlar o cartão de crédito da empresa é saber, a cada compra, em qual fatura ela vai cair e em que dia esse dinheiro sai da conta. A compra acontece hoje, mas o pagamento só acontece no vencimento da fatura. Quem trata o cartão como se fosse débito vê um saldo maior do que o real e leva susto no dia 10.

Na prática, você precisa de três informações por cartão: o dia de fechamento, o dia de vencimento e o limite. Com isso dá para registrar cada compra na fatura certa, prever quanto vai sair da conta em cada mês e escolher o melhor dia para fazer compras grandes. O resto deste guia mostra como fazer isso numa pequena empresa, com exemplos em reais.

Fechamento e vencimento: as duas datas que mandam em tudo

O fechamento é o dia em que o banco encerra a fatura do mês. Tudo o que foi comprado até ali entra nela. O que foi comprado depois vai para a fatura seguinte. O vencimento é o dia em que você paga a fatura fechada, normalmente alguns dias depois do fechamento.

Exemplo: o cartão da oficina fecha no dia 25 e vence no dia 5. Uma compra de peças de R$ 1.200 no dia 20 de março entra na fatura que fecha em 25 de março e é paga em 5 de abril. A mesma compra feita no dia 27 de março entra na fatura que fecha em 25 de abril e só é paga em 5 de maio. Mesma compra, um mês de diferença no caixa.

Atenção a um detalhe: cada banco trata o próprio dia do fechamento de um jeito. Em alguns, a compra feita no dia do fechamento ainda entra na fatura atual; em outros, já vai para a próxima. Confira no aplicativo do seu banco uma vez e use sempre a mesma regra.

Em qual fatura cai cada compra

O erro mais comum é registrar a compra do cartão como uma despesa paga no dia. Isso derruba o saldo da conta antes da hora e deixa a projeção de caixa errada. O certo é registrar a compra com a data em que ela foi feita, marcar que foi no cartão e deixar ela pendente até a fatura ser paga.

Repare na ferramenta parcelada: cada parcela de R$ 600 entra numa fatura diferente. Se você registra só a primeira, as outras três somem do seu radar. Por isso parcelamentos e assinaturas precisam ser lançados por inteiro, com todas as parcelas ou como recorrência.

Qual o melhor dia para comprar no cartão

O melhor dia de comprar é logo depois do fechamento. A compra entra na fatura seguinte, que ainda vai levar um mês para fechar, e só é paga no vencimento depois disso. No exemplo acima, comprar no dia 26 dá cerca de 40 dias até o dinheiro sair da conta. Comprar no dia 24 dá apenas uns 12 dias.

Isso não é truque para gastar mais. É uma forma de alinhar a compra grande com o dia em que o dinheiro entra. Se os seus clientes pagam no dia 10, uma compra de estoque ou material feita logo após o fechamento costuma ser paga depois que esse dinheiro já entrou.

Quando a empresa tem mais de um cartão, cada um com datas diferentes, a pergunta vira "com qual cartão comprar hoje?". A resposta é o cartão que demora mais para cobrar a partir de hoje, ou seja, o que fechou mais recentemente.

Limite, faturas e a conta que paga

Além das datas, três cuidados evitam a maior parte dos problemas:

• Limite comprometido, não só usado. Parcelas futuras ocupam limite. Um cartão de R$ 10.000 com R$ 6.000 em parcelas a vencer tem R$ 4.000 de folga, mesmo que a fatura do mês seja pequena.
• Uma conta de pagamento definida. Decida de qual conta sai cada fatura. Assim, no dia do vencimento, você sabe qual saldo precisa estar coberto.
• Pagar a fatura é o momento em que o dinheiro sai. Antes disso, as compras são compromisso. Depois, viram despesa paga e o saldo da conta cai pelo valor da fatura.

Para o resultado do mês, a lógica é outra. A compra de R$ 1.200 em peças é custo de março, mês em que foi feita, mesmo que o pagamento aconteça em abril. Isso aparece com clareza numa DRE gerencial: competência pela data da compra, caixa pela data do pagamento.

Uma rotina simples para o cartão da empresa

1. Cadastre cada cartão com fechamento, vencimento, limite e conta de pagamento padrão.
2. Lance as compras no dia, com categoria. Parcelado com todas as parcelas, assinatura como recorrente.
3. Uma vez por semana, olhe a fatura em aberto de cada cartão e compare com o que está previsto no caixa.
4. Quando a fatura fechar, confira com a fatura do banco. Se faltar algo, importe ou lance.
5. No vencimento, pague e registre o pagamento saindo da conta certa.

Essa rotina conversa com o resto do financeiro. As faturas entram na sua previsão de fluxo de caixa, e a conferência com o banco fica mais rápida se você usa a conciliação bancária com extrato OFX.

Como isso funciona no Finnly Empresas

O Finnly Empresas é um sistema de gestão financeira simples para pequenas empresas e MEI. Não é ERP, não emite nota e não substitui o contador. No módulo de cartões, ele faz exatamente a rotina acima:

• Cada cartão tem nome, bandeira, últimos 4 dígitos, limite, conta de pagamento padrão, dia de fechamento e dia de vencimento.
• Cada compra cai sozinha na fatura correta pelo dia de fechamento. A fatura aparece como em aberto, fechada, vencida ou paga.
• Compras no cartão ficam pendentes até a fatura ser paga. Ao pagar (valor, data e conta), as compras viram pagas e o valor sai da conta escolhida. O pagamento pode ser desfeito se você errou.
• A tela mostra o limite total disponível e comprometido e indica o melhor cartão para comprar hoje, com a data em que aquela compra seria paga.
• A aba de fatura geral soma todas as faturas do mês, e a aba de análises mostra gasto por cartão, por categoria e a evolução das últimas faturas.
• Dá para importar a fatura do cartão em OFX, CSV ou Excel: as compras viram despesas no cartão certo, sem duplicar o que já foi lançado.

O plano Free, gratuito para sempre, inclui 1 cartão completo. Cartões ilimitados e importação de extrato e fatura entram a partir do Essencial, de R$ 34,90 por mês.

Perguntas frequentes sobre cartão de crédito da empresa

Compra no cartão é despesa do mês da compra ou do pagamento?
Para o resultado (DRE), conta no mês da compra. Para o caixa, conta no dia em que a fatura é paga. Por isso a compra fica pendente até o pagamento.

Qual o melhor dia para comprar no cartão de crédito da empresa?
Logo depois do dia de fechamento. A compra vai para a fatura seguinte e você ganha perto de 40 dias até o pagamento, dependendo das datas do cartão.

Devo registrar a compra parcelada inteira?
Sim. Lance todas as parcelas. Assim cada uma aparece na fatura do seu mês e o limite comprometido fica correto.

Posso usar o cartão pessoal para despesas da empresa?
Pode acontecer, mas complica o controle e mistura as finanças. O ideal é a empresa ter cartão próprio, pago pela conta da empresa.

O Finnly paga a fatura do cartão pelo banco?
Não. Você paga no banco normalmente e registra o pagamento no Finnly, que baixa as compras e desconta o valor da conta escolhida.

Conclusão

O cartão de crédito da empresa deixa de ser surpresa quando cada compra tem data, fatura e conta de pagamento definidas. Fechamento e vencimento dizem quando o dinheiro sai; o melhor dia de comprar é logo depois do fechamento; e parcelas precisam ser lançadas por inteiro para não esconder compromisso futuro.

Se você quer essa conta feita sozinha, com cada compra na fatura certa e o melhor cartão do dia na tela, conheça o Finnly Empresas. Dá para começar no plano Free, sem cartão de crédito.