Financeiro da empresa pelo WhatsApp: consultar e registrar

Dá para cuidar do financeiro da empresa pelo WhatsApp?

Dá, desde que o WhatsApp seja a porta de entrada e não o lugar onde os números ficam guardados. O jeito que funciona é ter um sistema financeiro com os dados da empresa e um assistente que conversa com você pelo WhatsApp: você pergunta "quanto tenho a pagar esta semana?" e recebe a resposta com base nos lançamentos reais, ou manda "paguei 380 de internet" e o lançamento é montado para você confirmar.

No Finnly Empresas esse assistente se chama Finn. Ele consulta saldos, contas a pagar e a receber, DRE e projeção de caixa, e registra receitas e despesas simples. A partir do pacote Finn 600 ele também entende áudio e foto de comprovante. Neste artigo você vê o que dá para fazer, como configurar e quais cuidados tomar.

Por que usar o WhatsApp no financeiro

O dono de pequena empresa não passa o dia na frente do computador. A dona do salão está atendendo, o dono da oficina está embaixo do carro, o sócio da agência está na reunião com o cliente. A despesa acontece fora do escritório e, se o registro depende de abrir um sistema mais tarde, ele fica para depois. E depois vira nunca.

O WhatsApp já está aberto o dia todo. Usar o mesmo aplicativo para perguntar o saldo ou anotar um pagamento tira o atrito do registro. O resultado prático é simples: menos lançamento esquecido, menos susto no fim do mês.

O que dá para consultar pelo WhatsApp

O Finn responde sobre a empresa ativa usando os dados que já estão no sistema. Alguns exemplos de pergunta:

• Resumo da empresa: "Como está o caixa hoje?" Ele traz saldos das contas, resultado do mês e pendências.
• Contas a pagar e a receber: "O que vence esta semana?" ou "Quais clientes estão atrasados?"
• Totais por categoria: "Quanto gastei com fornecedores em setembro?"
• DRE do período: "Qual foi o resultado líquido do trimestre?"
• Busca de lançamentos: "Acha o pagamento da gráfica de agosto."
• Projeção de caixa: "Vou ter dinheiro para pagar a folha dia 5?" Ele projeta os próximos dias e mostra o menor saldo previsto.

Para quem prefere botões, existe um menu com Consultar financeiro, Contas a pagar, Contas a receber, Registrar movimentação, Finn e Alterar empresa. O que o Finn pode e não pode responder está detalhado em inteligência artificial na gestão financeira da empresa.

O que dá para registrar

Pelo WhatsApp você registra receitas e despesas simples escrevendo do jeito que fala:

• "Paguei 1.250 de aluguel hoje."
• "Recebi 2.800 do cliente Souza pela reforma."
• "Comprei 640 de tinta no cartão da empresa."

O Finn monta um resumo com valor, data, categoria e a empresa em destaque, e só grava depois que você toca em Confirmar. Se algo saiu errado, você cancela e escreve de novo. Nada entra no financeiro sem a sua confirmação.

Lançamentos mais elaborados, como uma compra parcelada em 10 vezes, uma despesa recorrente por 12 meses ou um rateio entre centros de custo, ficam melhor no sistema, no computador ou no celular. O WhatsApp é para o dia a dia rápido.

Áudio e foto: quando vale a pena

A partir do pacote Finn 600 (incluído no plano Pro), você pode mandar um áudio ou uma foto em vez de digitar. No WhatsApp basta enviar. O Finn transcreve o áudio ou lê o comprovante e responde como se você tivesse escrito a mensagem.

• Áudio: útil para quem está dirigindo, atendendo ou com as mãos ocupadas. "Paguei trezentos e vinte de frete para a transportadora."
• Foto: útil para nota de compra, recibo e comprovante de Pix. O Finn lê o valor e a descrição e prepara o lançamento.

As mesmas regras valem aqui: cada envio conta como uma consulta e nada é gravado sem Confirmar. Abaixo do Finn 600, os botões de áudio e foto aparecem com cadeado no site e o Finn explica como liberar.

Se você tem mais de uma empresa

Muita gente tem um CNPJ de serviço e outro de comércio, ou um MEI e uma empresa com sócio. No Finnly Empresas o mesmo login acessa todas, com dados totalmente separados. No WhatsApp funciona assim:

• Com uma empresa só, o Finn usa essa empresa automaticamente.
• Com várias, ele pergunta qual usar e depois responde.
• Para trocar, toque em "Alterar empresa" ou escreva "trocar empresa", "mudar para Oficina" ou "usar Agência".
• Toda resposta mostra a empresa ativa, para você não lançar a despesa da loja na conta do salão.

Trocar de empresa cancela qualquer operação que estava esperando confirmação. É uma trava proposital para evitar lançamento na empresa errada.

Como configurar em 3 passos

1. Cadastre a empresa e os primeiros lançamentos no Finnly Empresas. O Finn só responde bem se houver dados: contas com saldo, contas a pagar e a receber dos próximos dias.
2. Vincule o seu número em Configurações, na parte de WhatsApp. O sistema gera um código de 6 dígitos e você envia "VINCULAR" seguido do código. O vínculo vale para todas as empresas do seu usuário.
3. Faça um teste: pergunte "o que vence esta semana?" e registre uma despesa pequena. Confira no sistema se ela entrou na empresa certa.

Equipe, permissões e limites

Se mais pessoas usam o financeiro, cada uma vincula o próprio número. O Finn respeita o perfil de acesso de cada usuário: quem é visualizador consulta, mas não registra; quem não tem acesso à DRE não recebe a DRE pelo WhatsApp. Para montar esses papéis com calma, veja controle de acesso ao financeiro da equipe.

O número de consultas é por empresa, somando todos os usuários e canais:

Menu, troca de empresa, botões, confirmar e cancelar não contam. Você recebe aviso em 75%, 90% e 100%. No limite, o Finn pausa até a renovação ou até você escolher um pacote maior, sem cobrança extra, e o resto do sistema continua funcionando normalmente.

Cuidados para não virar bagunça

• O WhatsApp não substitui a rotina. Uma vez por semana, abra o sistema e confira as contas a pagar e a receber. O passo a passo está em contas a pagar e a receber.
• Leia o resumo antes de confirmar. Valor, data e empresa. São três segundos que evitam correção depois.
• Não mande senha nem dados do cartão. O Finn não precisa disso para nada. O Finnly Empresas não movimenta dinheiro nem acessa sua conta no banco.
• Lembre do que o sistema não faz. O Finnly Empresas é gestão financeira simples: não emite nota fiscal, não controla estoque, não faz folha de pagamento e não substitui o contador.

Perguntas frequentes sobre financeiro da empresa pelo WhatsApp

Preciso de um plano pago para usar o Finn no WhatsApp?
Não. O plano Free inclui 15 consultas ao Finn por mês, também pelo WhatsApp. Planos maiores trazem mais consultas, e áudio e foto vêm a partir do Finn 600.

O Finn grava lançamentos sozinho?
Não. Ele monta um resumo com a empresa em destaque e só grava depois que você toca em Confirmar.

Funciona para quem tem mais de uma empresa?
Sim. O Finn pergunta qual empresa usar, mostra a empresa ativa em toda resposta e troca quando você pede, sem misturar dados.

Meu funcionário pode usar pelo WhatsApp?
Pode, com o número dele vinculado ao usuário dele. O Finn responde só o que o perfil de acesso dessa pessoa permite.

O que acontece quando as consultas acabam?
O Finn pausa até a renovação do mês ou até você escolher um pacote maior. Não há cobrança extra e o restante do sistema continua funcionando.

Conclusão

Cuidar do financeiro da empresa pelo WhatsApp funciona quando o WhatsApp é só o atalho: os números ficam num sistema organizado e a conversa serve para consultar e registrar rápido, sempre com confirmação. Assim o registro acontece na hora, e não no fim do mês.

Se quiser testar, o Finnly Empresas tem plano Free para sempre, com o Finn incluído. Cadastre a empresa, vincule o número e faça a primeira pergunta.