Contas a pagar e a receber: como controlar sem perder prazos

Como controlar contas a pagar e a receber

Controlar contas a pagar e a receber é registrar cada compromisso da empresa no dia em que ele nasce, com valor e vencimento, e marcar como pago ou recebido quando o dinheiro de fato se move. Tudo que está pendente e já passou da data é atrasado e precisa de ação. Recorrências (aluguel, internet) e parcelas (equipamento em 10 vezes) são lançadas uma vez só e se repetem sozinhas.

Com isso, você sabe a qualquer momento quanto deve, quanto tem para receber, o que vence esta semana e quem está atrasado. Este guia mostra como organizar, a rotina que mantém tudo em dia e o que fazer com os atrasados, dos dois lados.

Os três status que organizam tudo

Contas a pagar e a receber não precisam de uma ferramenta separada. São as próprias despesas e receitas da empresa, só que ainda pendentes. Quando o boleto é pago, o mesmo lançamento muda de status. Assim não existe "a planilha de contas a pagar" e "a planilha de despesas" que nunca batem.

O que registrar em cada conta

• Descrição clara: "Boleto farinha Moinho Sul" é melhor que "fornecedor".
• Valor e vencimento.
• Categoria: para saber depois quanto vai para insumos, aluguel, impostos.
• Cliente ou fornecedor: para ver quanto cada um deve ou recebe.
• Conta de pagamento ou recebimento: de qual banco vai sair ou em qual vai entrar.

Na hora de marcar como pago, informe a data real e a conta real. Se o boleto venceu dia 10 e foi pago dia 12 pela outra conta, é isso que deve ficar registrado, senão o saldo não bate com o banco.

Recorrências: lance uma vez

Aluguel, internet, contador, software, mensalidade de um cliente fixo. Tudo que se repete com o mesmo valor todo mês deve ser lançado como recorrente. Você cadastra uma vez e as próximas ocorrências aparecem como pendentes nos meses seguintes.

Duas dicas:

• Reajuste vale para a série. Quando o aluguel subir, altere o valor no lançamento atual e aplique aos próximos pendentes. Os meses já pagos ficam como estão.
• Valor variável também pode ser recorrente. Energia e água mudam todo mês, mas vencem no mesmo dia. Lance como recorrente com um valor médio e ajuste quando a conta chegar. Pelo menos o vencimento não é esquecido.

Parcelas: o total dividido

Comprou um forno de R$ 6.000 em 10 vezes? Lance como parcelado: o sistema cria 10 pendentes de R$ 600, uma por mês. O mesmo vale para receitas, como um cliente que fechou um projeto de R$ 9.000 em 3 parcelas de R$ 3.000.

A vantagem é ver o compromisso inteiro. Quando você for decidir uma compra nova, enxerga que já tem R$ 600 de forno comprometidos até o fim do ano. Parcelamentos esquecidos são uma das causas mais comuns de caixa apertado sem explicação aparente.

A rotina que mantém tudo em dia

Todo dia (5 minutos)

• Lance as contas novas que chegaram: boleto, nota de fornecedor, venda a prazo.
• Marque como pago ou recebido o que se moveu hoje.

Toda semana (20 minutos)

1. Veja o que vence nos próximos 15 dias e confira se o saldo cobre.
2. Abra a lista de atrasados, a pagar e a receber, e decida o que fazer com cada um.
3. Confira se o saldo das contas bate com o do banco.
4. Olhe a projeção de caixa dos próximos 30 dias. O passo a passo está em fluxo de caixa para pequenas empresas.

Todo mês

No fechamento, confira se ficou algum pendente esquecido do mês que passou. Veja o checklist completo em fechamento financeiro mensal.

O que fazer com os atrasados

Contas a receber atrasadas

• Cobre cedo. Um lembrete educado no dia seguinte ao vencimento resolve a maioria dos casos. Depois de 30 dias, fica bem mais difícil.
• Organize por cliente. Ver quanto cada cliente deve ajuda a decidir se vale continuar vendendo a prazo para ele.
• Não conte com ele na projeção. Receita atrasada não é dinheiro certo. Se for renegociada, ajuste a data.

Contas a pagar atrasadas

• Priorize o que gera mais custo ou risco: impostos (multa e juros), energia e aluguel, fornecedor que pode cortar o fornecimento.
• Avise antes de atrasar. Negociar uma data nova antes do vencimento costuma sair melhor do que explicar o atraso depois.
• Atualize a data no lançamento quando renegociar, para a projeção continuar real.

E o que é pago no cartão?

Compra no cartão de crédito da empresa não é uma conta a pagar isolada. Ela entra na fatura, e a conta a pagar de verdade é a fatura, no vencimento. Lançar cada compra do cartão como um boleto separado faz a mesma saída aparecer duas vezes. Mais em cartão de crédito da empresa.

Contas a pagar e a receber no Finnly Empresas

No Finnly Empresas, contas a pagar e a receber ficam dentro das telas de Receitas e Despesas, como descrito acima:

• Cada lançamento é pago/recebido ou pendente; pendente vencido aparece como atrasado.
• Abas Todas, Pagas/Recebidas, Pendentes e Atrasadas, com busca por descrição ou por cliente e fornecedor.
• Lançamentos parcelados em até 60 vezes ou recorrentes por até 60 meses; editar ou excluir pode valer só para um ou para os próximos pendentes da série.
• Cadastro de clientes e fornecedores mostrando o que está em aberto ou atrasado com cada um.
• A visão geral mostra próximos vencimentos de 15 dias e atrasados, e o relatório de pendentes sai em planilha.
• O Finn responde "o que vence esta semana?" ou "quem está me devendo?", também pelo WhatsApp.

Contas a pagar e a receber estão incluídas no plano Free, que é gratuito para sempre. O Finnly Empresas não emite boleto nem nota fiscal e não substitui o contador: ele organiza os seus compromissos e mostra o caixa.

Perguntas frequentes sobre contas a pagar e a receber

Qual a diferença entre contas a pagar e despesas?
Conta a pagar é uma despesa que ainda não foi paga. Quando é paga, vira despesa realizada. O ideal é que seja o mesmo lançamento mudando de status.

Conta pendente diminui o saldo?
Não. O saldo considera só o que já foi pago ou recebido. Pendentes entram na projeção de caixa, não no saldo de hoje.

Como lançar uma conta que se repete todo mês?
Como recorrente. Você cadastra uma vez e as próximas ocorrências aparecem como pendentes nos meses seguintes. Se o valor mudar, ajuste a série a partir do mês atual.

Devo lançar compra parcelada no total ou por parcela?
Lance o total como parcelado. O sistema divide nas parcelas mensais e você enxerga o compromisso completo.

Com que frequência devo revisar as contas a pagar e a receber?
Lance no dia e revise uma vez por semana, olhando os próximos 15 dias e os atrasados. No fim do mês, confira se não ficou pendente esquecido.

Conclusão

Contas a pagar e a receber bem controladas são a base de um caixa sem susto: tudo lançado no dia, com vencimento, recorrências e parcelas cadastradas uma vez só, e uma olhada semanal nos próximos 15 dias e nos atrasados. O resto é consequência.

Para fazer isso num lugar só, com atrasados destacados e projeção de caixa automática, conheça o Finnly Empresas e comece pelo plano Free.