Conciliação bancária com extrato OFX, CSV e Excel

O que é conciliação bancária e como fazer com o extrato OFX?

Conciliação bancária é conferir se o que está no seu controle financeiro bate com o que realmente aconteceu no banco. Cada entrada e cada saída do extrato precisa ter um lançamento correspondente no controle, e o saldo dos dois precisa ser igual na mesma data. Quando não bate, tem algo faltando, duplicado ou com valor errado.

O jeito mais rápido de fazer isso é baixar o extrato do banco em OFX, CSV ou Excel e importar no sistema financeiro, em vez de digitar linha por linha. O sistema transforma as linhas do extrato em lançamentos, você revisa a categoria, descarta o que já estava registrado e, no fim, confere o saldo. Uma tarefa que levaria uma tarde vira coisa de minutos.

Por que a conciliação importa numa empresa pequena

• Pega o que ficou sem registro. Aquela tarifa bancária, o Pix de um cliente que ninguém anotou, o débito automático do software.
• Encontra lançamento duplicado. A despesa digitada duas vezes faz o resultado parecer pior do que é.
• Mostra cobrança indevida. Tarifa que não deveria existir, débito de serviço cancelado, valor diferente do combinado.
• Garante que relatórios e DRE estão certos. Se os lançamentos estão errados, toda análise em cima deles também está.
• Deixa o fechamento do mês tranquilo. Com o banco conciliado, o mês pode ser fechado com segurança.

OFX, CSV e Excel: qual formato baixar

No internet banking, procure por "exportar extrato", "salvar extrato" ou "baixar extrato" e escolha o período. Prefira períodos fechados: a semana passada, o mês anterior.

Passo a passo da conciliação

1. Baixe o extrato do período que você quer conferir, no formato OFX de preferência.
2. Importe no sistema escolhendo a conta certa. Se a empresa tem mais de uma conta, cada extrato vai para a sua conta.
3. Revise as linhas antes de lançar. Confira a categoria sugerida, ajuste a descrição se ela vier confusa ("PIX RECEB 123456" pode virar "Cliente Ana, corte e escova").
4. Deixe de fora o que já existe. Se você já tinha registrado a venda à mão, a linha do extrato não deve virar um segundo lançamento.
5. Lance as linhas novas.
6. Confira o saldo. O saldo da conta no sistema, no último dia do período, deve ser igual ao saldo do extrato no mesmo dia.
7. Se não bater, investigue a diferença. Veja a seção abaixo.

Quando o saldo não bate: onde procurar

Exemplo: o extrato da oficina mostra saldo de R$ 12.480,00 em 30 de setembro. O controle mostra R$ 12.630,00. A diferença é de R$ 150,00 a mais no controle. Onde procurar:

• Receita marcada como recebida que ainda não caiu no banco. Um pagamento de cliente de R$ 150 marcado como recebido em setembro, mas que só entrou em outubro, deixa o controle exatamente R$ 150 acima. O caso contrário, um boleto marcado como pago que ainda não compensou, deixa o controle abaixo.
• Data diferente. Lançamento com data de outubro que no banco caiu em setembro, ou o contrário.
• Saldo inicial errado. Se a conta foi cadastrada com o saldo inicial diferente do real, a diferença aparece em todo mês.
• Lançamento na conta errada. Uma despesa paga pelo banco A lançada no banco B.
• Duplicidade. O mesmo valor aparecendo duas vezes.
• Tarifas e juros. Pequenos débitos do banco que ninguém lançou.

Uma dica: procure primeiro um lançamento com exatamente o valor da diferença. Muitas vezes é ele.

E a fatura do cartão de crédito?

A fatura do cartão também pode ser importada, mas com um cuidado: as compras do cartão não saem da conta no dia da compra. Elas ficam pendentes até a fatura ser paga. Por isso, ao importar a fatura, as compras devem ir para o cartão, e não para a conta corrente. Quando a fatura é paga, aí sim o valor sai da conta. Mais detalhes no artigo sobre cartão de crédito da empresa.

Como importar o extrato no Finnly Empresas

No Finnly Empresas, a tela Importar extrato aceita OFX, CSV e Excel (XLSX). O sistema encontra sozinho as colunas de data, descrição e valor (ou de débito e crédito) e ignora as linhas de saldo que alguns bancos colocam no meio do arquivo.

• Extrato da conta: entradas viram receitas recebidas e saídas viram despesas pagas na conta escolhida.
• Fatura do cartão: as compras viram despesas no cartão e seguem a fatura, pendentes até ela ser paga. Pagamentos e estornos da fatura não são importados, para não duplicar.
• Sugestão de conta ou cartão: o sistema reconhece o banco ou os 4 últimos dígitos do cartão e já sugere onde lançar. Dá para trocar.
• Revisão linha a linha: marcar ou desmarcar linhas, ajustar descrição, tipo, categoria e centro de custo, com atalho para aplicar um centro a todas as despesas selecionadas.
• Sugestão de categoria: o sistema olha os lançamentos parecidos do último ano e preenche a categoria e o centro de custo. Ele ignora números, datas e termos como "PIX" ou "compra cartão" para achar a semelhança. Ao escolher a categoria numa linha, as linhas com a mesma descrição no arquivo acompanham.
• Prevenção de duplicidade: lançamentos que já existem, importados antes ou digitados com a mesma data, valor e descrição, vêm desmarcados. Reimportar o mesmo arquivo não duplica nada.
• Regras respeitadas: se a empresa exige categoria ou centro de custo, ou se o período está fechado, a importação segue as mesmas regras.

Depois de importar, a tela Contas mostra o saldo atual de cada conta, com o resumo de saldo inicial, receitas recebidas, despesas pagas e faturas pagas. É ali que você compara com o saldo do banco. Com tudo batendo, o mês está pronto para o fechamento financeiro mensal.

Importante: o Finnly Empresas não se conecta ao seu banco nem pede a senha do internet banking. Você baixa o arquivo e importa. A importação de extratos e a conciliação estão no plano Essencial (R$ 34,90 por mês), Gestão e Pro, ou no módulo de extratos contratado à parte. Integrações diretas com bancos ainda não existem.

Com que frequência conciliar

• Semanal: o ideal para quem tem muito movimento, como comércio e restaurante. A diferença é pequena e fácil de achar.
• Quinzenal: funciona para prestadores de serviço com poucos lançamentos.
• Mensal: o mínimo. Faça antes de fechar o mês e antes de mandar os dados ao contador.

Quanto mais tempo você espera, mais difícil fica descobrir de onde veio uma diferença.

Perguntas frequentes sobre conciliação bancária

O que é arquivo OFX?
É um formato padrão de extrato bancário, que a maioria dos bancos oferece no internet banking. Ele traz data, descrição e valor de cada movimentação.

Meu banco não tem OFX. E agora?
Baixe em CSV ou Excel. Um bom sistema identifica as colunas de data, descrição e valor sozinho.

Se eu importar o mesmo extrato duas vezes, duplica?
No Finnly Empresas, não. Lançamentos que já existem com mesma data, valor e descrição vêm desmarcados.

Conciliação bancária é trabalho do contador?
O contador também concilia, para a contabilidade. Mas a conciliação gerencial, para o dono confiar nos próprios números, é bom fazer na empresa, toda semana ou todo mês.

Preciso dar a senha do banco para importar?
Não. Você baixa o arquivo do extrato no internet banking e envia para o sistema. Nenhuma senha bancária é necessária.

Conclusão

Conciliação bancária é a garantia de que os números do seu controle são os números reais. Com o extrato em OFX, CSV ou Excel, ela deixa de ser uma tarefa chata de digitação e vira uma revisão rápida: importar, conferir as sugestões, descartar o que já existe e comparar o saldo.

Se quiser importar extratos com sugestão de categoria e sem lançamentos duplicados, conheça o Finnly Empresas. Você começa no Free e ativa a importação quando quiser.